Венские конвенции, учитывая значение оговорок и возражений против них, предписывают письменную форму этих документов. Оговорка, определенно выраженное согласие с оговоркой или возражение против оговорки должны быть сделаны в письменное форме. Эти акты доводятся до сведения не только договаривающихся сторон, но и других субъектов, имеющих право стать участником договора. Делается это обычно через депозитария.
Как уже говорилось, оговорка может быть сделана на любом этапе заключения договора, но будет иметь силу лишь в том случае, если будет отражена в окончательном акте согласия с договором. Она считается сделанной именно с этого момента.
Определенно выраженное согласие с оговоркой или возражение против нее, высказанные до ее подтверждения, не нуждаются в дальнейшем подтверждении. Такие случаи известны и практике России. В упомянутом выше постановлении Правительства РФ от 16 ноября 1996 г. об одобрении и внесении на ратификацию в Государственную Думу соглашения об осуществлении положений Конвенции ООН по морскому праву 1982 г., которые касаются сохранения трансграничных рыбных запасов и запасов далеко мигрирующих рыб и управления ими, говорилось, что РФ возражает против всех деклараций и заявлений, которые были сделаны в прошлом и могут быть сделаны в будущем.
В письменной форме должно осуществляться снятие оговорки или возражения против нее (ст. 23).